Business IT-Alignment auf dem Prüfstand

Viele Jahre ist es bereits her, da wurden uns in den Fachzeitschriften neue Methoden und Werkzeuge angepriesen um die mitunter aufreibenden und belastenden Abstimmungen zwischen Business und IT in eine optimierte Form überführen zu können.

In unserem Geschäftsalltag haben sich einzelne Methoden integriert, doch ob das Mehr an Struktur auch tatsächlich zu einer effizienteren und reibungsfreieren Abstimmung geführt hat, mag jeder für sich beurteilen. Ein Blick auf Google Trends gibt uns interessante Einblicke:

Google Trends

Quelle: Google Trends, rot: IT-Governance, blau: Business IT-Alignment

 

Ganz klar im Zusammenhang mit dem Business IT-Alignment steht der Suchbegriff «IT Governance». In der weltweiten Suchstatistik wurde der Begriff vor allem ab 2004 bis rund 2007 stark nachgefragt. Zu diesem Zeitpunkt waren vor allem COBIT 4/4.1 sowie leicht Zeit versetzt auch VAL IT 2.0 und Risk IT gerade in den Fachzeitschriften sehr präsent.

Die Anzahl an Suchanfragen nach diesen Begriffen hat seit der Blütezeit nachgelassen, scheint jedoch immer noch auf reges Interesse zu stossen. Die eingesetzten Methoden und Werkzeuge haben sich in den letzten 10 Jahren weiterentwickelt und bedürfen auch in den Unternehmen einer stetigen Anpassung. Trotz den Entwicklungen, trotz einer immer grösseren Ausbreitung und intensiverem Einsatz in den Unternehmen begegnen wir im Alltag noch immer vielen Reibungsflächen zwischen Business und IT, die nicht nur auf persönliche oder organisatorische Differenzen zurück zu führen sind. Wir setzen deshalb das Business IT-Alignment auf den Prüfstand.

 

Zielsetzungen und Stand von Business IT-Alignment

Die Kernaufgabe des Alignments besteht in der Ausrichtung der IT an den Zielen des Unternehmens. Der Nutzen der IT wie auch deren Kosten und Risiken sollen gesteuert und optimiert werden können.

Eine effiziente und zielgerichtete Abstimmung erfordert vor allem Eines: eine gemeinsame Sprache, die es erlaubt einen sachlichen Diskurs über Prioritäten und Einsatz von Ressourcen zu führen. Nicht zuletzt bedarf es einer Sprache mit der allen Beteiligten ihre Verantwortung und ihre Mitwirkung klar und verbindlich kommuniziert werden kann.

Bestehende Frameworks wie COSO, COBIT 5 aber auch Architekturframeworks wie TOGAF sind methodisch ausgereift und bringen auf strategischer bis taktischer Ebene zweifelsohne ihren Nutzen. Sie stellen auch die Grundlage von Audits dar und sind deshalb vor allem für grössere Unternehmungen von grossem Wert. Ihre Stärken sind dabei gleichzeitig ihre Schwächen: Sie sind methodisch abstrakt und erreichen damit die eigentlich Beteiligten und Betroffenen nicht um ihnen ihre Mitwirkung klar aufzeigen zu können. Es gelingt Ihnen nicht eine gemeinsame Sprache und ein verbindendes Glied auf der taktisch operativen Ebene schaffen zu können.

Servicemanagementart (http://www.servicemanagementart.com/resources/) ist bekannt für die Visualisierung von Frameworks auf Postern. Ein stark verkleinertes Poster von COBIT 5 ist unten für einen Eindruck abgebildet.

COBIT5

Nehmen Sie sich als Gedankenexperiment 5 Minuten Zeit und stellen Sie sich die Frage: Wenn alles nach diesen Strukturen geklärt ist, was ist mein konkreter Wertbeitrag oder was sind die Erwartungen an die Mitwirkung meiner Mitarbeiter hinsichtlich Business IT-Alignment? Vermutlich dürfte die Ableitung des persönlichen oder Team orientierten Wertbeitrags abstrakt und nicht direkt formuliert sein. Genau dieser fehlende und konkrete Bezug stellt für die Umsetzung von Business IT-Alignment eine Hürde dar.

 

Visualisierungen als Grundlagen einer gemeinsamen Verständigung

Aus Theorie (visuelle Linguistik) und Praxis ist bekannt, dass der Zugang zu Informationen in einer Kombination von Visualisierung und schriftlichen Formulierungen am effizientesten erreicht werden kann. Um möglichst alle Beteiligten und Betroffenen an der Schnittstelle zwischen Business und IT zu erreichen, sollte dementsprechend auf Visualisierungen abgestützt werden. Doch was für Kernthemen sind für Business und IT gleichermassen von Relevanz? Auf welcher Grundlage kann eine gemeinsame Verständigung erfolgen, eine gemeinsame Basis auf der die fachspezifischen Detailarbeiten aufgesetzt werden können?

Für die Visualisierung des Alignments haben sich folgende zwei Dimensionen bewährt:

  • Geschäftsprozess-Gruppen: ähnlich wie in einer Prozessarchitektur werden Geschäftsprozesse mit ähnlicher Ausprägung gruppiert. Sehr oft bietet es sich an die Ausrichtung der Aufbauorganisation an einer solchen Struktur zu orientieren.
  • Daten-Domänen: keine Prozesse ohne Daten! Bereits zu Zeiten von Karteikarten waren die darauf enthaltenen Informationen der Schlüssel für die Bearbeitung von Anfragen. Durch eine Bündelung von Daten-Objekten in Domänen kann eine wirkungsvolle Abstraktion zur Visualisierung gefunden werden.

Aus diesen zwei Betrachtungsdimensionen kann eine Matrix Darstellung aufgebaut werden:

Matrix

Matrix aus Geschäftsprozess-Gruppen und Daten-Domänen

 

In den Schnittpunkten der Matrix entstehen Fragestellungen, die sowohl für das Business als auch die IT mit grosser Sicherheit zu einem Klärungsbedarf führen.

  • Welche Prozesse und Geschäftsvorfälle müssen durch die IT abgebildet werden? Wer ist für diese Prozesse fachlich verantwortlich?
  • Was für eine Geschäftsprozess-Performance muss erreicht werden (Fälle, Durchlaufzeit etc.)?
  • Welche Daten-Objekte werden benötigt, damit die Prozesse abgewickelt werden können?
  • Wo liegt die Verantwortung für die Daten?
  • Über welche Systeme werden die Prozesse abgewickelt?

Ebenfalls und vor allem für die IT Architektur folgen dann Fragestellungen wie:

  • Was ist das führende System das als Datenquelle für andere Systeme verwendet wird (z.B. Kundenstammdaten)? Im schematischen Beispiel oben darf der Bedarf an Daten für Vertrieb und Support sehr ähnlich ausfallen.
  • Idealtypisch sollte pro Block in der Matrix jeweils nur ein System bereitgestellt werden. Systemredundanzen müssen in eine Diskussion mit dem Business führen.

 

Empfohlene Einsatzbereiche

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Aus strategischen Überlegungen wird eine Verdoppelung der Vertriebsaktivitäten oder ein Outsourcing von Unternehmensbereichen angestrebt. Als Ausgangslage für weitere Tätigkeiten unterstützt eine solche Visualisierung zur gemeinsamen Verständigung enorm und fokussiert auf die effektiv relevanten Themenbereiche.

Visualisierungen vermögen einfache, teilweise abstrahierte Sachverhalte darzustellen und sind nicht geeignet für Detailfragestellungen. Ebenso muss der visuelle Abstraktionsgrad auf das gerade bestehende Bedürfnis angepasst werden.

Business IT-Alignment Visualisierungen sind als unterstützende Hilfsmittel in Ergänzung zu strategisch, taktischen Frameworks zu sehen, nicht mehr, aber auch nicht weniger. Sie sind rasch erstellt, erreichen eine grosse Anzahl verschiedenster Fachbereiche und sind vor allem auch als Moderationsbasis von Workshops gut geeignet.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte zögern Sie nicht uns bei Fragen oder Anliegen zu kontaktieren.

 

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