BYOD – Intercai Approach

Ist BYOD (Bring your own device) die nächste Herausforderungin der IT?

Wir sprechen dann von BYOD, wenn eine grössere Gruppe von Mitarbeitern eine Wahlfreiheit bei Kommunikations- oder IT- Geräten hat und damit auf Firmenanwendungen und –daten zugreifen können. In der Regel ist die Umsetzung einer BYOD-Lösung mit der Verwendung von Standard Cloud-Lösungen verbunden.

Mit dem Vorgehen nach dem durchgängig erprobten Intercai Modell und Vorgehen können wir Sie beim Umgang mit dieser anspruchsvollen Aufgabe effektiv und erfolgreich unterstützen.

Einführung

BYOD (Bring your own device) ist nicht nur ein Schlagwort, sondern es ist auch eine neue Welle von technologischem Wandel,welche in den nächsten Jahren grossen Einfluss auf die Arbeitsweise der Firmen auf der ganzen Welt haben wird. Immer mehr Menschen und insbesondere die sogenannten Digital Natives erwarten von ihren Arbeitgebern, dass auf Ihren privaten Geräten auch einige, wenn nicht alle Arbeitstätigkeiten, durchgeführt werden können.

Diese Entwicklung der Arbeitsmethodik und des Arbeitsumfelds wird durch den Mitarbeiter erzwungen und nicht wie früher durch das Management, die Organisation oder den IT Bereich der Firma. Somit sind die Firmen gezwungen, sich mit diesem Phänomen zu beschäftigen und Strategien sowie Konzepte für den Umgang mit diesen privaten Geräten zu entwickeln.

Intercai hat dank ausgeprägter Kompetenz und ausgewiesener Erfahrung im Umgang mit IT-Vorhaben ein Modell und Prozesse entwickelt um diese Problematik strukturiert anzugehen und die richtigen Lösungsansätze spezifisch für die jeweilige Firma zu entwickeln. Damit sind wir in der Lage, die BYOD Problematik in allen Aspekten zu untersuchen, eine entsprechende Strategie zu entwickeln und die entworfene Lösung umzusetzen.

Intercai Vorgehensmodell

 

BILD 1 VORGEHEN V2

 

1. Vision

Die Vision für die Umsetzung einer BYOD Strategie wird mit dem obersten Management der Firma erarbeitet. In der Vision werden folgenden Fragen beantwortet:

  • „Warum will man das?“
  • „Wer soll davon wie profitieren können?“

Die Vision wird anhand eines Modells dargestellt. Das Modell hilft die zu entwickelnde BYOD Dienstleistung zu positionieren und die Komplexität der Implementierung zu beurteilen. Es zeigt auch den Migrationsweg von der heutigen Situation zu BYOD.

Im Modell werden die folgenden Dimensionen berücksichtigt:

  1. Die Benutzergruppen, für die BYOD gilt, d.h. die selbstgewählte Geräte einsetzen können. Vorgeschlagen werden folgende Kategorien: Top-Management, Mittleres Management, alle internen Mitarbeiter und alle externen Mitarbeiter. Fallweise werden zusätzliche Kategorien definiert.
  2. Die Gerätetypen, welche für den Einsatz erlaubt werden, beginnend von ausschliesslichen Firmengeräten bis zur vollständig freien Wahl durch die Mitarbeiter.
  3. Die Funktionalitäten und Daten welche auf die BYOD Geräte implementiert werden. Die vorgegebenen Kategorien sind «E-Mail, Kontakte und Kalender» bis zum Angebot von eigenen Firmenapplikationen und der Speicherung von privaten sowie geschäftlichen Daten auf dem Mitarbeitergerät.

Die Komplexität der Implementierung nimmt zu, je höher die Anforderungen auf den drei Dimensionen sind.

Die Vision und das Modell werden für verschiedenste Zwecke weiter verwendet:

  • Kommunikation innerhalb der Firma: Anhand der erarbeiteten Vision werden im Projektverlauf VR, Management und Mitarbeiterüber die Ziele des Vorhabens informiert.
  • Die Vision wird auch benutzt für die Information von möglichen neuen Mitarbeitern über die Arbeitsweise der Firma und für die Kommunikation mit externen Partnern und Kunden.
  • In der Analyse dient die Vision als Wegweiser für die Formulierung der Ziele, die Anforderungserhebung, Gewichtung und Priorisierung.
  • Bei der Konzepterstellung und anschliessenden Umsetzung dient die Vision bei der Auswahl der zu implementierenden Lösungsansätze anhand von vorgegebenen Best Practices.
  • Im Modell der Vision wird auch die Ausgangslage beschrieben, dies hilft dem Verständnis für die Umsetzung.

Die Ausgangslage und die Vision werden mit unten stehendem Modell visualisiert:

 

BILD 1 VISION V2

 

Im Folgenden haben wir ein paar Szenarien visualisiert, welche der Ausgangslage und der Vision von heutigen Firmen entsprechen könnten:

Beispiel Szenario 1: Beratungsfirma mit mobilen Arbeitsplätzen

Ausgangslage: Mischung aus Standard- und individueller Infrastruktur

  • Die Firma liefert jedem Mitarbeiter einen vorkonfigurierten Standard Laptop mit Büroanwendungen.
  • Die Applikationen (Dateiablage, Timesheet, Buchaltung, CRM und KnowledgeStore) der Firma laufen auf eigenem inhouse Server.
  • Internet und Messaging Umgebung der Firma werden bei einem externen Provider gehostet.
  • Die Mitarbeiter können beliebige Mobiletelefone oder Smartphones auswählen. Der Arbeitgeber übernimmt einen Teil der Beschaffungskosten. Das Gerät gehört dem Mitarbeiter und wird geschäftlich für die Telefonie, sowie Messaging, Kalender und Kontakte gebraucht. Die Firma hat keinen Zugriff auf die Mitarbeitergeräte.

Vision: Vollständige BYOD Lösung mit standardisierter Infrastruktur

  • Jeder Mitarbeiter und Partner darf seine eigenen Geräte für die Erledigung der Firmenaufgaben benutzen. Es werden keine Standardlaptops mehr abgegeben.
  • Auf alle notwendigen Bürofunktionalitäten und Daten kann via sicherem remote zugriff aus eigenem oder Firmengerät zugegriffen werden
  • Alle Applikationen werden extern betrieben und basieren auf Standard Leistungen.

Beispiel Szenario 2: Grossunternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern

Ausgangslage: Interner Betrieb mit standardisierten Geräten

  • Die Firma liefert jedem Mitarbeiter einen vorkonfigurierten Standard Laptop oder PC mit Büroanwendungen und firmenpezifischen Anwendungen.
  • Bestimmte Gruppen von Mitarbeitern erhalten remote zugriff auf die Daten und Firmenapplikationen, dies bleibt auf firmeneigene Notebooks eingeschränkt.
  • Die ganze IT wird inhouse betrieben. Die IT Abteilung hat die Verantwortung für die gesamte Wartung und den Betrieb.
  • Nur eine beschränkte Auswahl an Smartphones ist erlaubt. Der Arbeitgeber übernimmt die Beschaffungskosten. Das Gerät gehört dem Arbeitgeber und wird für die Telefonie, sowie Messaging, Kalender und Kontakte gebraucht. Die Firma hat Zugriff auf das Gerät und kann im Notfall das Gerät vollständig zurücksetzen, inklusiv allfälliger privater Daten.
  • Die externen Mitarbeiter bekommen ein internes Gerät für die Durchführung der Arbeiten bei der Firma. Externe Geräte sind im Netwerk der Firma nicht erlaubt.

Vision: Vollständige BYOD Lösung mit internem Betrieb

  • Jeder Mitarbeiter (egal ob extern oder intern) darf via remote zugriff mit seinem eigenen Gerät die Firmenaufgaben erledigen.
  • Auf alle notwendigen Bürofunktionalitäten und Daten kann via sicherem remote zugriff auf eigene oder Firmengeräte zugegriffen werden.
  • Die IT wird weiterhin vollständig inhouse betrieben.
  • Auf den Mitarbeitergeräten dürfen keine geschäftlichen Daten gespeichert werden.

IST- Analyse und Strategie

Der zweite Schritt unseres Vorgehens ist die Analyse der Ausgangslage und die Entwicklung einer IST-Analyse und einer Strategie. Anhand von Interviews mit verschiedenen Keyplayern (HR, IT, Linienorganisation) und der Analyse der technischen Umgebungen werden alle nötigen Elemente dokumentiert.

Anhand der Vision werden Ziele und Anforderungen in einer Anforderungsanalyse dokumentiert.

Die Resultate dienen der Entwicklung der Strategie bestehend aus einer Umsetzungsplanung, der Priorisierung in Teilprojekte und der Schätzung der notwendigen Investitionen. IST-Analyse und Strategie behandeln insbesondere folgende Themen:

Beschaffung von Geräten und Lizenzen
  • Auswirkungen auf Zugriff von geschäftlichen und privaten Daten
  • Auswirkungen auf Finanzierung und Steuern
  • Geschäftliche vs. private Lizenzen
Mitarbeiterverträge, Reglemente und Weisungen
  • Haftung der Firma vs. Haftung der Mitarbeiter
  • Kompensationen für die Anschaffung von Geräten
Funktionen von zentralen und dezentralen Komponenten
  • Zugriff auf Legacy Applikationen
  • Einschränkung der Gerätetypen / Minimalanforderungen an die Geräte
  • Apps für Business Funktionen
  • Virtualisierung von Applikationen oder Desktops
Datenspeicherung: lokale und zentrale Ablage für Dokumente und Daten
  • Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Daten
  • Schutz der lokal gespeicherten Daten
  • Public vs Private Cloud

Entwicklung des Lösungskonzepts

Anhand der Intercai Best Practices Library und der erarbeiteten Anforderungsanalyse wird das Detailkonzept für die Umsetzung erarbeitet. Die Best Practice Library ist nach den oben dargestellten Bereichen organisiert und besteht aus einer Sammlung von Standardlösungen für die verschiedenen Aspekte der Umsetzung.

Zusammen mit dem Detailkonzept wird auch eine Umsetzungsplanung erarbeitet. Anhand der Anforderungen und dem ausgewählten Lösungsansatz erfolgt die Evaluation und Auswahl der Umsetzungspartner. Die Umsetzung kann dann nach Bedarf mit Unterstützung oder unter Leitung der Intercai erfolgen.

 

BILD 4 VORGEHEN LAST v2

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