Kennzahlen clever kommunizieren

In unserem geschäftlichen Alltag gehören Kennzahlen inzwischen zur Normalität. Was nicht gemessen oder verglichen werden kann gilt als wenig transparent bis suspekt. Ob Manager, Business Analysten, Projektleiter und Berater, ob Empfänger oder Ersteller von Kennzahlen, wir möchten die Daten gerne verstehen oder mit ihnen etwas bewegen können.

Die richtigen Kennzahlen zu wählen stellt bereits eine Herausforderung dar. Wer sich im Alltag um die Beschaffung von zuverlässigem Datenmaterial zur Generierung von Kennzahlen zu kümmern hat, der möchte sich im Aufwand letztlich belohnt wissen und vom Management Reaktionen oder noch besser Aktionen „erleben“. Was können wir also tun um dem Empfänger von Kennzahlen das Lagebild so deutlich wie nur möglich zu präsentieren? Zahlen? Visualisierungen? Natürlich! Doch wie?

 

Die Kraft der visuellen Wahrnehmung

Wenn wir Kennzahlen oder generell Informationen möglichst effektiv vermitteln wollen dann sind unsere Fähigkeiten zur visuellen Wahrnehmung von entscheidender Bedeutung. Nach Wikipedia bezeichnet man in der Physiologie die visuelle Wahrnehmung als:

Aufnahme und Verarbeitung von visuellen Reizen …

bei der über Auge und Gehirn …

eine Extraktion von relevanten Informationen …

Erkennung von Elementen …

und deren Interpretation durch Abgleich mit Erinnerungen stattfindet.

Somit geht die visuelle Wahrnehmung weit über die reine Aufnahme von Informationen hinaus. Wir müssen dafür Sorge tragen, dass die gewünschten Informationen auch beim Empfänger ankommen.

Unser visuelles System basiert auf der Erkennung von Lichtreizen über die Sinneszellen in der Retina, den Stäbchen (Helligkeit) und Zapfen (Farbsehen). Ein für die Wahrnehmung sehr entscheidender Prozess erfolgt über die Ganglienzellen. Über diese können wir Kanten (Helligkeitswechsel) und Balken (Helligkeitswechsel mit Rückkehr zur Ausgangssituation) extrahieren.

Die Extraktion relevanter Informationen sowie Interpretation der visuellen Reize findet im Kurzzeitgedächtnis statt. Das Kurzzeitgedächtnis kann parallel nur 3-7 unterschiedliche, visuelle Elemente verarbeiten. Sind es mehr, setzt der wesentlich langsamere Denkprozess ein. So paradox es klingen mag, wir müssen versuchen Informationen so darzustellen, dass der „Empfänger“ sie ohne das langsame Denken aufnehmen kann.

 

Preattentive Attribute

Die Erkennung des „grossen Ganzen“ aus einer Vielzahl von Informationen ist möglich, sofern für das Hirn einfach erkennbare „visuelle Muster“ (Preattentive Attributes) vorhanden sind. Preattentive Attribute können wir visuell und parallel Wahrnehmen ohne „Denken“ zu müssen:

 

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Vorsicht Farben

In der Natur wirkt das Farbspektrum sehr harmonisch. Knallige, grelle Farben signalisieren Gefahr, Besonderheiten, Attraktion. Entsprechend wird unsere Wahrnehmung gelenkt und in unserem Kontext sogar „abgelenkt“.

 

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Bei aller Sympathie für die Möglichkeiten von Excel, aber bei der Darstellung von Charts macht uns das Powerpaket keinen Gefallen. Wählen Sie unauffällige Farben mit Unterschieden in der Helligkeit oder Farbtöne, um Ihrem Empfänger einen Gefallen zu machen. Signalfarben sind dann sinnvoll, wenn der Betrachter auf das „grosse Ganze“ gelenkt werden soll.

 

Die Flächenfalle

Unsere Wahrnehmung ist in der Lage Unterschiede in der Grösse von Flächen zu erkennen, jedoch sehr limitiert in der Quantifizierung von Flächenunterschieden. Mit einem Kuchendiagramm machen Sie ihren „Empfängern“ keinen Gefallen, wechseln Sie stattdessen auf horizontale Balken für einen Vergleich von Daten.

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Die Flächenfalle lässt einen weiteren Diagrammtypen in den Fokus rücken – das Netzdiagramm oder auch Spinnennetzdiagramm oder Radardiagramm genannt. Obwohl meist Punkte dargestellt werden sollen, so führt die Verbindung der Punkte zur Interpretation einer Fläche. Was einen vermeintlichen Vorteil zur Darstellung vieler Informationen auf geringer Fläche darstellt wird zum Bumerang in der Wahrnehmung für den Betrachter. Wenn schon eine Vielzahl an Daten visuell dargestellt werden soll, wie wäre es mit dieser Alternative?

 

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Horizontal oder Vertikal

Apropos horizontal – wann ist welche Richtung zu bevorzugen?

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Wählen Sie horizontale Balken um einen Verlauf einer Datenreihe zu signalisieren. Vertikale Balken sind geeignet für Vergleiche von Daten.

 

Reduce to the max

Dem Prinzip „Denken ist langsam“ folgend gibt es eine Reihe weiterer visueller Elemente, welche sich hervorragend zur Darstellung von Daten eigenen. Als Erfinder der so genannten Sparklines gilt Edward Tufte von dem auch die nachfolgende Visualisierung stammt:

 

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Ohne weitere Erläuterungen und weiterem Datenmaterial ist auf einen Blick ein Trend zu Lesen, genauso wie der tiefste und höchste Punkt (dargestellt durch einen roten und grünen Punkt) sowie der aktuellste Wert. Mit neueren Versionen von Excel ist es bereits möglich solche Sparklines innerhalb einer Zelle darzustellen. Einfacher geht’s nicht mehr!

Eine weitere sehr kompakte Form zur Darstellung von Daten erlauben die „bullet graphs“. Eine Visualisierung von perceptualedge.com zeigt sehr schön wieviel sich in eine Visualisierung integrieren lässt:

 

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Es ist äusserst erstaunlich was wir mit unseren visuellen Fähigkeiten zu leisten vermögen, solange wir nicht zum Denken gezwungen werden. Mit kleinen Anpassungen an der Darstellung von Kennzahlen an unsere Fähigkeiten in der visuellen Wahrnehmung erreichen auch Sie was Sie sich wünschen – Reaktionen und Entscheidungen, die Ihre Vorhaben voranbringen.

Sie suchen nach Inspirationen für den Aufbau von Kennzahlensystemen, haben konkrete Zielsetzungen und suchen nach Unterstützung? Bitte zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Unsere Berater verfügen über langjährige Führungserfahrungen in Linienfunktionen wie in komplexen Projekten und unterstützen Sie gerne.

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