Projekte erfolgreich managen / Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren

Über Projekte, Projektmanagement und viele Themen im Zusammenhang mit Projekten wurde wahrscheinlich schon beinahe alles geschrieben. Trotzdem geben Projekte immer wieder Anlass zu heiklen Situationen und besonderen Herausforderungen.

Gönnen Sie sich die wenigen Minuten für die Lektüre und investieren Sie in erfolgreiche Projekte!

Obwohl regelmässig Statistiken, professionelle Checklisten und wertvolle Tipps publiziert werden, scheint die Projekt- und Geschäftswelt nur sehr beschränkt davon Kenntnis zu nehmen, verschweige denn diese nutzbringend zu beherzigen. Was läuft denn hier immer wieder schief und warum können oder wollen wir unsere Lektion dabei nicht lernen?

Nach dem Motto: „steter Tropfen“ nachfolgend eine Zusammenstellung aus unseren eigenen Erkenntnissen und Projekterfahrungen. Sämtliche Auflistungen sind beispielhaft und nicht abschliessend zu verstehen.

Nicht alles ist ein Projekt
  • Viele Vorhaben lassen sich ebenso gut in der Linie oder als normale Aufgabe im Tagesgeschäft erledigen, dort sind sie zudem visibler überwachbar
  • Ein Projekt ist einmalig, zeitlich und finanziell begrenzt und verfolgt definierte Ziel
Nicht jeder ist ein geeigneter Projektleiter
  • Der beste Spezialist oder Experte ist nicht automatisch der beste Projektleiter
  • Falls sie einen Newcomer einsetzen möchten, so sichern sie dieses Risiko mit einem Coach ab
  • Falls sie mit einer Person im Clinch sind, so entsorgen sie diese niemals in ein Projekt

Ohne Hausaufgaben kein Erfolg

  • Für ein Projekt müssen die passenden Rahmenbedingungen zur Verfügung gestellt werden
  • Auch ein Projekt muss erst entwickelt werden d.h. es braucht Machbarkeitsabklärungen und eine klare Vorstellung über Ziel, Zweck und Mitteleinsatz

Die Probleme sind fast immer hausgemacht

  • Uneinigkeit im Management, unterschiedliche Interessen, kein Götti
  • Immer alles neu erfinden
  • Sobald gestartet vom Radar gestrichen

Die schwerwiegendsten Fehler werden am Anfang begangen

  • Ungenügende Vorabklärungen
  • Zu wenig nachhaltige Planung
  • Ungenaue Zielvorgaben
  • Überladene Wunschliste
  • Falsche und/oder zu knappe Ressourcen
  • Risikomanagement, Eskalationsmanagement und Änderungsmanagement vergessen

Tools machen keine Projekte, Menschen machen Projekte

  • Mit Tools lässt sich enorm viel Zeit vertrödeln
  • Wer das Tool nicht versteht, wird es nie zugeben (auch nicht effizient einsetzen)
  • So viel wie nötig ist genug

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

  • Alle Fehler wurden früher schon gemacht, leider nicht festgehalten und zur Vermeidung kommuniziert
  • Durch gesammelte und kommunizierte Erfahrungen bessert sich die Qualität und Effizienz

Projekte scheitern an Personen und nicht an Technik

  • Die Technik ist Mittel zum Zweck, sie macht genau was der Mensch vorgibt
  • Die richtige Person richtig eingesetzt (gilt auch für ein ganzes Team) kann enorme Energien mobilisieren.

Wichtige Voraussetzungen für Projekte und deren Bedeutung nach unserer Einschätzung

 

  • 40% Projektverankerung im Management
  • 25% Methodik, strukturiertes Vorgehen , Systematik
  • 20% Qualifikationen
  • 10% Organisation
  • 5 % Sonstiges wie Tools etc.

Projekte Management 1

 

Die Herausforderung für das Management

  • Projektcharakter zulassen und sicherstellen
  • Projektauftrag schriftlich klar formulieren
  • Sicherstellung des optimalen Mitteleinsatz
  • Reporting, Kommunikation verlangen
  • Verankerung garantieren

Die Herausforderung für den Projektmanager

  • Projektauftrag verstanden und zugestimmt, Auftrag und Ziel geklärt
  • Planung realistisch und nachvollziehbar, ausführlich und überlegt
  • Ressourcen geprüft und sichergestellt / verpflichtet, Schlüsselstellen richtig bestückt
  • Organisation und Instrumente abgestimmt, erfahrene Profis und standardisierte Instrumente
  • Risiken erfasst und bewertet, managen und aktiv bearbeiten
  • Reporting institutionalisiert, stufengerecht alle Ebenen / Stakeholder berücksichtigen
  • Entscheidungsstrukturen abgeklärt und dokumentiert, Fakten und Alternativen auf den Tisch

Es gibt viele erfolgreiche Projekte, wie in unserer Gesellschaft so üblich, spricht man jedoch lieber von den negativen Highlights… Projekte sind deshalb anspruchsvoll, weil es viel gesunden Menschenverstand braucht…

  • Obige Hinweise dürfen sie ruhig als Tipps oder Checkliste für ihr nächstes Projekt verwenden. Selbstverständlich helfen wir Ihnen gerne bei den Vorbereitungen und der Umsetzung.

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