Wie bringt man IT-Projekte wieder auf Kurs?

IT-Projekte in Schieflage machen immer wieder von sich reden. Oft besteht aber auch nur eine Unsicherheit bei den Auftraggebern über den Stand eines Projekts.

Der erste Schritt zur Analyse von problematischen IT-Projekten ist oft ein Review oder Audit. Ziel ist es bei diesen Reviews den Entscheidungsträgern einen neutralen und umfassenden Überblick über die Situation zu geben als Grundlage für die Ergreifung von Korrekturmassnahmen. Wie sollte ein IT-Projekt Review angegangen werden, damit ein grösstmöglicher Nutzen erzielt wird?

In der Praxis bewährt sich ein Vorgehen in 4 Schritten: Fokus festlegen, Ist-Aufnahme, Bewertung und Massnahmenplanung, Abschluss.

1. Fokus festlegen

Zu Beginn sind die Zielsetzungen des Reviews zu klären, z.B. anhand folgender Fragen:

  • Für welche Adressaten wird das Review durchgeführt?
  • Welche Projekte / Organisationen werden betrachtet, welche nicht?
  • Welche Resultate werden erwartet, und wie werden sie anschliessend verwendet?
  • In welchem Zeitraum und in welcher Tiefe soll das Review erfolgen?

Auf dieser Basis wird der Zeitplan festgelegt, die erforderlichen bzw. verfügbaren Dokumente ermittelt und die Interviews mit den Projektverantwortlichen geplant. Der Inhalt des Reviews kann variieren, er wird aber in der Regel die Themen gemäss untenstehender Grafik abdecken. Damit ist sichergestellt, dass der Review fokussiert erfolgt und nach kurzer Zeit die relevanten Punkte abdecken kann.

 

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2. Ist-Aufnahme

Zu Beginn werden die verfügbaren Dokumente zur Projektführung analysiert. Das sind in der Regel mindestens:

  • Projektauftrag
  • Projektplan, Meilensteinplanung
  • Aktuelle Projektreports zum Status
  • Verträge mit externen Lieferanten
  • Finanzielles Reporting
  • Risikoanalysen

Ergänzend dazu werden strukturierte Interviews mit dem Projektleiter, dem Auftraggeber und ggf. mit weiteren Personen durchgeführt. Die Befunde aus Dokumenten und den Interviews werden als Befundliste aufbereitet. Diese Befundliste wird mit den Beteiligten reviewt um Missverständnisse und Informationslücken zu beheben.

 

3. Bewertung und Massnahmenplanung

Die Befunde werden als Gesamtbild bewertet, und es werden Massnahmen für Behebung der entdeckten Schwächen definiert. Dabei ist entscheidend, dass die Massnahmen gebündelt und priorisiert werden. Auf dieser Basis kann eine Roadmap zur Abarbeitung der Schwachstellen erstellt werden.

 

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Die Massnahmenpakete müssen dabei möglichst konkret sein, damit aus dem Review ein nachhaltiger Nutzen entsteht.

 

4. Abschluss

Der Abschluss besteht in einem Review mit den Beteiligten mit dem Zweck die Massnahmen für die Umsetzung zu verankern und den Verantwortlichen zur Umsetzung zu übergeben.

Die Intercai (Schweiz) AG verfügt über langjährige Erfahrung in der Führung von komplexen IT-Vorhaben. Wir stehen jederzeit gerne für ein unverbindliches Erstgespräch zur Verfügung.

 

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